Die Digitalisierung spart Geld

Immer wieder wird über die Digitalisierung diskutiert und manchmal entsteht der Eindruck, es geht dabei um ganz unterschiedliche Inhalte. Der Begriff „Digitalisierung“ steht für ganz unterschiedliche Ideen. Oft wird die Digitalisierung im Zusammenhang mit einer schnellen Internetverbindung erwähnt. Oder eben mit einer Anbindung, die immer noch viel zu langsam ist, vor allem im ländlichen Raum. Dann wird über die Digitalisierung in den Schulen diskutiert. Vor allem dann, wenn der Lehrer noch mit dem guten alten Taglichtprojektor seine Unterrichtsinhalte illustriert. Und in den deutschen Amtsstuben ist die Digitalisierung auch noch nicht so weit, wie sie sein sollte. Wir müssen immer noch viel zu oft eine Reise zum Bürgerbüro unternehmen und dort ein Formular aus Papier ausfüllen. Da stellt sich schon die Frage: Leben wir wirklich im Jahre 2022?

Digitalisieren von Daten

Jürgen Sieber auf Pixabay (pixabay license) All diese Themen haben irgendwie mit der Digitalisierung zu tun. Aber wenn wir die Definition des Wortes ein wenig strenger betrachten, dann bedeutet Digitalisierung, dass analoge Daten in ein digitales Format konvertiert werden. Das einfachste Beispiel: Wir legen ein bedrucktes Blatt Papier in einen Flachbettscanner ein und speichern dann die daraus resultierende Grafik auf dem Computer ab. Gehen wir noch einen Schritt weiter, dann wird daraus ein Textdokument, das auch nach entsprechenden Schlüsselwörtern durchsucht werden kann. Ein solches Dokument können wir dann natürlich auch verändern oder erweitern. Eine praktische Sache. Neben Papierdokumenten können wir natürlich auch ganz andere Dinge digitalisieren: So etwa einen alten Film von einer analogen Videokamera. Oder Musik von einer Schallplatte aus Vinyl oder einer Musikkassette aus den 1980er Jahren. Manchmal sprechen wir auch davon, die alten Liebhaberstücke „zu retten“. So wie altes Papier verblasst, so verlieren auch analoge Datenträger für Musik oder betagte Videokassetten ihre Qualität. Digitale Daten hingegen können ohne Verlust vervielfältigt werden und wer eine betagte Festplatte rechtzeitig sichert, muss sich keine Sorgen mehr darüber machen, alte Dokumente und Daten zu verlieren.

Geld sparen mit der Digitalisierung

Zunächst einmal kostet es Geld, analoge Dokumente zu digitalisieren. Egal, ob Sie den Service eines externen Dienstleisters für die Digitalisierung nutzen oder diese Aufgabe über Ihr Personal im Betrieb selbst durchführen, je größer der Umfang der Maßnahme, desto höhere Kosten fallen an. Denn das eigene Personal, das an diese Aufgabe gebunden wird, kann in dieser Zeit nicht für andere Aufgaben eingesetzt werden. Aber sind die digitalen Datenbestände erst einmal im Betrieb verfügbar, dann können sie auch dabei helfen, Kosten zu sparen. Digitale Daten können betriebliche Abläufe beschleunigen. Wer in dicken Aktenordnern blättert, braucht viel Zeit. Digitale Daten können einfach per Stichwort durchsucht werden, so wie wir es von der Suchmaschine im Internet kennen. Auch der Austausch digitaler Daten im Betrieb geht viel schneller vonstatten. Jedes Papierdokument kann zunächst nur von einem Mitarbeiter genutzt werden. Es sei denn, per Fotokopierer wird ein Duplikat angefertigt. Gut organisierte digitale Unternehmensprozesse sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter, der ein Dokument für seine Arbeit benötigt, auch direkt darauf zugreifen kann. Und ein weiterer Kostenaspekt: Papierdokumente brauchen viel Platz. In manchen Büros haben die Mitarbeiter noch nie die Farbe der Tapete sehen können. Der ganze Raum ist mit Aktenschränken umzingelt. Verlorener Platz, der viel sinnvoller genutzt werden kann.

So gelingt die Digitalisierung von Papierdokumenten

Es ist wohl kein guter Rat, den Praktikanten an den Flachbettscanner zu setzen und ihn Blatt für Blatt digitalisieren zu lassen. Da muss eine schnellere Lösung her. Viel Erfahrung mit der Digitalisierung von Papierdokumenten hat die Firma KSU Consult. Je nach den Anforderungen des Unternehmens können ganz individuelle Lösungen für die Digitalisierung entwickelt werden.